民国档案数字化前整理阶段案卷题名修正策略

摘要

民国档案数字化是指利用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等技术手段,将纸质的民国档案以数字形式处理,系统地组织具有有序结构的档案目录检索库和档案全文资源库的过程.在档案数字化建设中,科学规范的案卷题名,是档案目录检索库的关键要素,档案原数据优劣决定了档案数字化成果的质量及其效用的发挥.民国档案数字化前整理编目工作就是为确保档案原数据的优良而开展的一项专业性档案基础工作.其内容包括数字化全宗确定、案卷标题修正、案卷内文件整序、案卷目录审核以及对破损档案、重复文件、不开放档案的标注等.其中,案卷题名的修正就是为解决案卷目录的历史遗留问题,既不完整准确,又不标准规范,已成为档案数字化前整理编目工作中一项重要任务和研究课题.通过最近几年档案整理编目的实践,积累了一些经验,也遇到了一些问题.笔者试就"民国档案数字化案卷题名修正"问题,进行粗浅的探讨,期与档案界同行交流学习.馆藏民国档案数字化工程是民国档案信息化建设的重要基础性工作。俗话说，“三分技术，七分管理，十二分数据”；“进入系统的是垃圾，你从系统中得到的也将是垃圾”。所以，一定要以严实的态度，在注重数字化规模和速度的基础上，严把案卷整理基础关和案卷编目关，确保案卷题名的科学、规范、确切，让数字化档案能够真正成为有价值的数据，实现数字化档案成果的转化和效用的发挥。