用于工程项目的合同应收账款管理方法

摘要

本发明涉及电数字数据处理领域，具体为一种用于工程项目的合同应收账款管理方法。一种用于工程项目的合同应收账款管理方法，其特征是：按如下步骤依次实施：① 经营管理共享系统销售端相关信息维护；② 智慧工程平台数据采集；③ RPA智能推送预警。本发明信息收集及时，跟踪分析全面。

说明书

技术领域

本发明涉及电数字数据处理领域，具体为一种用于工程项目的合同应收账款管理方法。

背景技术

相较于制造业、零售业、服务业，工程行业的产品（工程项目）资金投入额普遍较高，工程建造周期普遍较长，一般都要2-3年，过程中按照预收款、进度款、质保款分批收取。传统方式下，由于工程行业跨期结算，开票的节点与实际的项目执行的节点存在差异，当几百、上千个项目并行开展时，财务上开票形成的“应收账款”与业务上实际的“合同应收账款”就会产生较大的偏离，管理难度很大。

传统手工方式下，财务部门大多靠手工台账管理会计账面“应收账款”，并把账面应收账款数据反馈给营销部门去收款，效率低下，数据不准，责任不清，资金回笼慢。具体如下：

1、业财融合度低。当前工程行业普遍只对会计账面的“应收账款”进行管理，财务部门手工统计应收账款情况，并邮件发送给营销部门，营销部门收到后，针对每个项目，手工逐一与项目部门确认执行进度，随后向客户进行催收；财务部门、营销部门、生产部门数据口径不一致，没有业财融合，各部门重复工作，当几百、上千个项目并行开展时，手工多部门统计确认的工作很难推进，数据的准确性低，也大大影响了回款效率。

2、收款责任不清晰。财务部门按会计账面的“应收账款”跟踪管理货款回笼情况，但是传统会计上的“应收账款”只能显示已开发票形成的款项，无法真实、有效地反映出项目的合同条款、执行进度、业主确认情况等内容，无法直观显示形成应收款的原因，营销部门和生产部门之间就会相互推诿，营销部门认为应收账款里面包含了项目没有执行完成的款项，生产部门认为应收账款的管理纯粹是营销部门的责任，导致权责利归属不清，收款难、收款慢。

3、技术手段缺乏，人、技术、数据无法有机融合，目前工程行业普遍还在用传统的手工方式在进行数据处理，人工逐一通知，对于几百、上千个项目，通知到所有管理责任者并收回反馈信息，基本需要1个多月的时间，而此时的项目状态、收款情况早已发生了极大的变化。

因此，传统方式下，通常采用手工台账的方式，财务、营销、生产部门不同的归口管理人员记录项目收款进度、执行进度、开票情况，数据横向交互差，无法满足现代企业对收款数据动态采集、实时推送等管理要求，难以形成对项目系统性的、全周期的跟踪分析，收款责任不清晰，业务系统和财务系统之间数据分散存储，业财结合水平低，项目资产管理存在痛点。

发明内容

为了克服现有技术的缺陷，提供一种信息收集及时、跟踪分析全面的账款管理手段，本发明公开了一种用于工程项目的合同应收账款管理方法。

本发明通过如下技术方案达到发明目的：

一种用于工程项目的合同应收账款管理方法，其特征是：按如下步骤依次实施：

① 经营管理共享系统销售端相关信息维护：

①.1 销售合同基础信息维护：

营销经理在经营管理共享系统中对销售合同主体信息进行维护、录入，内容包括：项目号、客户代码、合同名称、合同、合同分项内容、合同起止日期和合同收款条款，

①.2 条款计划维护：

营销经理根据合同条款进行销售合同向下的条款计划维护，内容包括：合同阶段、费用类别、税率、合约交付时间、预计收款时间、收款金额、收现比例、承兑期限、条款确认时间，

项目经理根据实际项目进度进行销售合同向下的条款计划维护，内容包括：交付时间调整、实际交付时间和交付调整原因，

①.3 收款计划信息：

营销经理根据合同条款进行销售合同向下的收款计划信息维护，内容包括：预计收款日期、预计收款金额、实际收款金额；

② 智慧工程平台数据采集：

根据前期经营管理共享系统销售端维护的信息，以智慧工程平台为抓手，对每个项目形成合同应收未收款账龄分析。采集频率为实时。取数信息包括：项目号、合同号、合同名称、客户名称、责任部门、项目类型、区域、合同应收未收金额、账龄分布情况、项目经理、营销经理、财务经理，其中需经逻辑判断计算后取数的包括：

②.1 合同应收未收金额：合同应收未收金额=计划收款金额-实际收款金额，

②.2 账龄分布情况：

账龄划分：0～3个月、3个月以上～6个月、6个月以上～1年、1年以上～2年、2年以上，

账龄=当前日期-[实际交付日期+(计划收款日期-合约交付日期)]；

③ RPA智能推送预警：

③.1 按项目维度推送预警：

每月根据采集数据，对每个项目按照项目对应的营销经理、项目经理、财务经理和营销科室主任分别推送预警。推送内容包括：项目号、合同应收未收余额、账龄分布情况、营销经理、项目经理。其中向营销经理、项目经理推送的预警附链接，向其他人员推送的预警无链接，

推送原则：对合同应收未收金额大于0的项目进行推送，根据账龄定义警告信息，警告级别如下所示：

根据警告级别，分人员进行预警推送，对于E项目：I级警告不推送，II级警告、III级警告和IV级警告都推送至营销经理、营销科室主任和财务经理；对于非E项目，I级警告不推送，II级警告、III级警告和IV级警告都推送至营销经理、项目经理、营销科室主任和财务经理，为增加视觉效果，I级警告为蓝色，II级警告为黄色，III级警告为橙色，IV级警告为红色，如下所示；

③.2 反馈合同应收未收款未收回原因：

营销经理、项目经理在收到预警推送后3日内对未收回款项反馈原因，点击推送预警所附链接，反馈未收回原因，原因可选项：项目进度拖期、客户资金状况不佳、验收考核或竣工结算存在争议、质保期质量异议、对账争议、其他，其中其他项需进一步填写原因，原因可复选，反馈的原因信息推送给智慧工程平台，智慧工程进行数据收集，如下所示；

③.3 报表推送：

根据前期平台取数及相关人员反馈的合同应收未收款未收回原因，形成报表《合同应收未收账龄表》，每月推送给相关人员：事业部部长、营销策划室主任、营销部长、法务经理、法务部部长、本部领导、公司财务主管领导，为后续形成催收方案提供基础数据条件，

《合同应收未收账龄表》根据报表范围及警告定义分人员进行推送，除事业部部长按照所属事业部范围推送外，对其余人员进行全报表范围推送；对事业部部长、营销策划室主任、营销部长推送定义为蓝、黄、橙、红色警告即全部账龄的项目，其余人员推送定义为橙、红色警告即账龄大于6个月的项目，如下所示：

所述的用于工程项目的合同应收账款管理方法，其特征是：

步骤①.1中的合同分项内容包括金额和税率；步骤①.2中合同阶段包括过程、交付、考核、质保，费用类别包括设计、设备、建安。

BEOS，即经营管理共享系统，是集销售、采购、项目管理以及财务等多个专业为一体的在线业务系统平台。在本发明中作为基础的业务数据来源。

基于主合同相关信息，业务人员在该系统中进行相应的维护，包括销售合同主体信息进行维护、录入，含项目号、合同名称、合同、合同分项内容等；根据合同条款进行销售合同向下的条款计划维护，含合同收款条款、合约交付时间、合约预计收款时间、合约收款金额等、根据实际项目进度进行销售合同向下的条款计划维护，含交付时间调整、实际交付时间等；根据合同条款进行销售合同向下的收款计划信息维护，含预计收款日期、预计收款金额、实际收款金额等。

RPA是Robotic Process Automation的缩写，即机器人流程自动化，是一种新型的人工智能的虚拟流程自动化机器人。RPA的核心是通过自动化、智能化技术来“替代人”进行重复性、低价值、无需人工决策等固定性流程化操作，从而有效提升工作效率，减少错误。在本发明中主要起的作用为：智慧工程平台抽取经营管理共享系统相关信息，按照运算逻辑组合分析后，利用RPA技术，将项目的各项经营数据、分析结果以及预警提示，根据预设的预警规则，自动推送到各级责任者手机、pad等移动端，各级责任者在移动端反馈信息，RPA自动收集信息后实时回填到智慧工程平台，完善数据信息，直接、高效地采集数据并展示给管理、决策人员，对应收款形成监控机制，为项目的平稳运行提供支撑。本发明中的RPA起到了“鹊桥”的作用，连接各级责任者与决策管理者，自动采集、传输、展示数据。

本发明克服了现有工程行业应收账款管理的缺陷，以“合同应收账款”为管理对象，实现了产供销一体化，搭建了业财数据共享的“鹊桥”，连接各级责任者与决策管理者，实时自动地采集、传输、展示数据。运用互联网技术，将人、技术与数据有机融合，人利用技术使用数据在平台上做出决策。具有如下有益效果：

1. 本发明管理对象为“合同应收账款”，区别于传统会计科目“应收账款”，“合同应收账款”是指按照合同约定条款，达到项目实际执行进度后形成的应收款项，而传统会计上的“应收账款”只能显示已开发票形成的款项，无法真实、有效地反映出项目的合同条款、执行进度、业主确认情况等内容，无法直观显示形成应收款的原因，以至于不能建立有效的应收款监控机制。

2. 工程行业，通常是得到业主认可后才进行开票，因此合同应收账款和应收账款的确认存在时间差异，并且合同应收账款通常大于等于应收账款。梳理合同应收账款有助于推进项目开票，进而促进整个项目的回款，减少资金占用成本。本发明中涉及的合同应收账款管理贯穿产供销财全流程，对于项目未达进度导致的收款计划未完成或是项目已到进度但其他客观原因造成的收款计划未完成，进一步跟踪分析，厘清营销收款部门、生产运营部门的收款责任，真正实现了权责利的清晰划分。

3. 本发明基于ICT技术（information and communications technology），通过逻辑运算，经过计算逻辑，智慧工程平台自动算出每个项目的合同应收账款，同时借助RPA智能推送预警的新技术，实时采集数据，并将项目数据、分析结果以及预警提示，及时传递给项目各层级责任者，结合营销部门和生产部门反馈的应收款未收回原因，对应收款形成监控机制。本发明中的RPA起到了“鹊桥”的作用，连接各级责任者与决策管理者，自动采集、传输、展示数据。实现人与人、人与数、数与数的高效连接，为项目的平稳运行提供支撑。

4. 通过对财务、营销以及生产部门等系统的跨部门优化整合，业财融合，对资金数据做深入挖掘分析，使得项目资产资金管理精细化，对合同应收款形成监控机制后，有助于决策者做出精准的催收方案，为压降两金规模、提升清欠能力提供支撑，保障现金流安全。

本发明首创了基于工程行业特色的合同应收款管理模式，以合同条款的法律文本条款为跟踪依据，依托ICT技术，以项目为中心，从销售端出发，贯穿合同履行全周期，对项目进行系统性的、全周期的动态跟踪分析。

附图说明

图1是本发明的流程图。

具体实施方式

以下通过具体实施例进一步说明本发明。

实施例1

一种用于工程项目的合同应收账款管理方法，如图1所示，按如下步骤依次实施：

① 经营管理共享系统销售端相关信息维护：

①.1 销售合同基础信息维护：

营销经理在经营管理共享系统中对销售合同主体信息进行维护、录入，内容包括：项目号、客户代码、合同名称、合同、合同分项内容（包括金额、税率）、合同起止日期和合同收款条款，

①.2 条款计划维护：

营销经理根据合同条款进行销售合同向下的条款计划维护，内容包括：合同阶段（包括过程、交付、考核、质保）、费用类别（包括设计、设备、建安）、税率、合约交付时间、预计收款时间、收款金额、收现比例、承兑期限、条款确认时间，

合同阶段中“过程”是指根据合同条款实施工程项目的建设和管理，自项目开始至项目完成，通过项目策划和控制，使进度目标和质量目标得以实现的过程；“交付”是指工程项目完成后，在对项目完成的各项资源、工作进行确认后，按照合同条款规定的方式、方法将项目成果给付业主；“考核”是指将项目成果给付业主后，业主或者业主委托的第三方对项目成果进行验收，根据验收结果和验收意见，及时整改，直至验收合格为止；“质保”是指工程项目验收合格后，根据合同条款约定，对项目成果的质量进行一定期限的保证，以确保项目成果的生产和建设符合性能要求。

费用类别按照设计、设备、建安三个维度区分，主要由于业务类别的不同导致项目生产周期、收款责任人不同，进而影响整个工程项目的资金回款情况，其中设计类（E）项目收款责任人为营销经理；非设计类（非E）项目预付款、质保金收款责任人为营销经理，进度款收款责任人为项目经理。按费用类别区分合同应收账款，实施分阶段、落实到具体责任人的收款职责划分，能够厘清部门间的收款责任，真正实现权责利的清晰划分，确保资金有效回笼，防范公司经营风险。

项目经理根据实际项目进度进行销售合同向下的条款计划维护，内容包括：交付时间调整、实际交付时间和交付调整原因，

①.3 收款计划信息：

营销经理根据合同条款进行销售合同向下的收款计划信息维护，内容包括：预计收款日期、预计收款金额、实际收款金额；

② 智慧工程平台数据采集：

根据前期经营管理共享系统销售端维护的信息，以智慧工程平台为抓手，对每个项目形成合同应收未收款账龄分析。采集频率为实时。取数信息包括：项目号、合同号、合同名称、客户名称、责任部门、项目类型、区域、合同应收未收金额、账龄分布情况、项目经理、营销经理、财务经理，其中需经逻辑判断计算后取数的包括：

②.1 合同应收未收金额：合同应收未收金额=计划收款金额-实际收款金额，

②.2 账龄分布情况：

账龄划分：0～3个月、3个月以上～6个月、6个月以上～1年、1年以上～2年、2年以上，

账龄=当前日期-[实际交付日期+(计划收款日期-合约交付日期)]；

③ RPA智能推送预警：

③.1 按项目维度推送预警：

每月根据采集数据，对每个项目按照项目对应的营销经理、项目经理、财务经理和营销科室主任分别推送预警。推送内容包括：项目号、合同应收未收余额、账龄分布情况、营销经理、项目经理。其中向营销经理、项目经理推送的预警附链接，向其他人员推送的预警无链接，

推送原则：对合同应收未收金额大于0的项目进行推送，根据账龄定义警告信息，警告级别如下表所示：

根据警告级别，分人员进行预警推送，对于E项目：I级蓝色警告不推送，II级黄色警告、III级橙色警告和IV红色警告都推送至营销经理、营销科室主任和财务经理；对于非E项目，I级蓝色警告不推送，II级黄色警告、III级橙色警告和IV红色警告都推送至营销经理、项目经理、营销科室主任和财务经理，如下表所示：

③.2 反馈合同应收未收款未收回原因：

营销经理、项目经理在收到预警推送后3日内对未收回款项反馈原因，点击推送预警所附链接，反馈未收回原因，原因可选项：项目进度拖期、客户资金状况不佳、验收考核或竣工结算存在争议、质保期质量异议、对账争议、其他，其中其他项需进一步填写原因，原因可复选，反馈的原因信息推送给智慧工程平台，智慧工程平台进行数据收集，如下表所示：

③.3 报表推送：

根据前期平台取数及相关人员反馈的合同应收未收款未收回原因，形成报表《合同应收未收账龄表》，每月推送给相关人员：事业部部长、营销策划室主任、营销部长、法务经理、法务部部长、本部领导、公司财务主管领导，为后续形成催收方案提供基础数据条件，

《合同应收未收账龄表》根据报表范围及警告定义分人员进行推送，除事业部部长按照所属事业部范围推送外，对其余人员进行全报表范围推送；对事业部部长、营销策划室主任、营销部长推送定义为蓝、黄、橙、红色警告即全部账龄的项目，其余人员推送定义为橙、红色警告即账龄大于6个月的项目，如下表所示：