一种对可控文档的多方协作审核的方法与系统

摘要

本发明提出一种对可控文档的多方协作审核的方法，包括：控制文档内容，通过嵌入办公套件来支持用户富文本输入，使用预制定的文档模板控制用户输入的内容及格式；控制文档审批过程，通过既定流程有效可靠的控制文档审批过程；控制文档权限，根据角色授予用户对文档的不同章节的不同控制权。另外，本发明还提出一种对可控文档的多方协作审核的装置。本发明能够把握整个文档的体系结构，保证其内容的正确性，通过审批流程保证文档的版本一致性，通过文档流转机制准确的传递文档审核意见，提高审核效率，使得文档能够在既定时间期限内高质量的完成。

说明书

技术领域

本发明涉及一种文档生成方法与系统，且特别涉及一种能够控制文档内 容、格式及其权限的方法及系统。

背景技术

计算机技术的飞速发展和信息化建设的需要，已经使得巨量的文档转换 成了电子文档，例如，CAD图纸、Office文档、源代码、财务报表，等等。

目前，当需要编写格式要求较固定、内容要求较严密的文档时，特别是 当编写合同书时，往往采用以下这两种方法。

方法一：根据文档编写指南，编写者自定义文档格式，直接通过办公套 件(Microsoft Office或WPS Office)来编写。采用这种方法生成的文档，往 往是不同的编写者对文档的侧重点理解不一致，导致格式千变万化、内容杂 乱。最终极不利于文档收集者做统一管理，且文档审核费事费力，这类文档 往往只形式化审查一项就需要耗费大量精力，内容审查之费力更是可想而 知。

方法二：文档征集者通过办公套件生成一份模板文件，下发给文档编写 者，后者根据模板格式填写文档。采用这种方法，文档模板格式虽事先固定， 但格式并不只读，编写者还是可以随心所欲的调整模板格式。文档被提交后 造成的后果与方法一造成的后果较为相似。

另外，最终提交的文档形式往往是不具备编辑功能的只读格式，比如PDF 文档。这样审核人员不能即时在文档做标记、批注，造成意见反馈效率低， 在一定意义上延时了文档提交的时间。

因此，急需要开发一种在文档编制过程中能够控制文档格式及内容，同 时能够提供一种有效地审核机制的方法与系统。

发明内容

针对上述方法的弊端，本发明的目的是提出一种能够控制文档的内容及 格式，同时能够提供一种有效地审核机制的方法与系统。

为达上述目的，本发明提出一种对可控文档的多方协作审核的方法与系 统，通过对所编制文档的格式及过程进行控制来实现预期文档的编撰工作。

本发明提出一种对可控文档的多方协作审核的方法，包括：

控制文档内容，通过嵌入办公套件来支持用户富文本输入，使用预制定 的文档模板控制用户输入的内容及格式；

控制文档审批过程，通过既定流程有效可靠的控制文档审批过程；

控制文档权限，根据角色授予用户对文档的不同章节的不同控制权。

进一步地，所述对文档内容的控制包括提供文档必需内容的模板输入接 口。

进一步地，所述文档审批过程包括一个或多个审批过程；所述多个审批 过程中的文档通过导入/导出接口流转。

进一步地，文档流转过程中存储于数据库文件中，并通过对称加密方式 将该数据库文件进行加密，以保证文档安全性。

进一步地，控制文档权限是根据不同角色用户，提供不同的操作方式； 该权限控制通过将文档分割为多个逻辑独立的模块方式，将不同模块的控制 权授予不同角色的用户。

另外，本发明还提出一种对可控文档的多方协作审核的装置，该装置包 括：

文档内容模块，通过嵌入办公套件来支持用户富文本输入，使用预制定 的文档模板控制用户输入的文本内容及格式；

文档审批模块，经文档内容模块控制的文本通过文档审批模块进行审 批；

文档权限模块，根据角色授予用户对所述文档的不同章节的不同控制 权。

进一步地，所述文档内容模块包括提供文档必需内容的模板输入接口。

进一步地，该装置还包括所述文档审批模块；所述多个文档审批模块通 过导入/导出接口连接。

进一步地，该装置还包括加密模块，通过对称加密方式对在流转过程中 储存于数据库的文档进行加密，以保证文档安全性。

进一步地，所述文档权限模块根据不同角色用户，提供不同的操作方式； 所述文档权限模块通过将文档分割为多个逻辑独立的模块方式，将不同模块 的控制权授予不同角色的用户。

本发明能够把握整个文档的体系结构，保证其内容的正确性，通过审批 流程保证文档的版本一致性，通过文档流转机制准确的传递文档审核意见， 提高审核效率，使得文档能够在既定时间期限内高质量的完成。

附图说明

图1为本发明的系统架构图；

图2为本发明方法的一种较佳实施例流程框图。

具体实施方式

为了使本发明的目的、技术方案及优点更加清楚明白，下面结合附图及 实施例，对本发明进行进一步详细说明。应当理解，此处描述的实施例仅用 于解释本发明，而不是用于限制本发明。

如图1所示，本发明提出的对可控文档的多方协作审核的装置包括文档 内容模块，通过嵌入办公套件来支持用户富文本输入，使用预制定的文档模 板控制用户输入的文本内容及格式；文档审批模块，经文档内容模块控制的 文本通过文档审批模块进行审批；文档权限模块，根据角色授予用户对所述 文档的不同章节的不同控制权。

所述文档内容模块包括提供文档必需内容的模板输入接口。

该装置还包括所述文档审批模块；所述多个文档审批模块通过导入/导出 接口连接。

该装置还包括加密模块，通过对称加密方式对在流转过程中储存于数据 库的文档进行加密，以保证文档安全性。

所述文档权限模块根据不同角色用户，提供不同的操作方式；所述文档 权限模块通过将文档分割为多个逻辑独立的模块方式，将不同模块的控制权 授予不同角色的用户。

如图2所示，当存在两个审批模块时，本发明的具体操作方法主要分为 以下几步，其中文档编写者、文档审核者一、文档审核者二、文档验收者由 于身份权限不同所其所具有的系统的权限也不同，在此文档被划分为两个独 立的逻辑模块。

步骤1：文档编写者根据文档内容范围及文档所需格式按顺序填写各项 内容。

步骤2：文档编写者将完成的文档导出生成一个加密的文件(为便于描 述将文件命名为RAS文件)。

步骤3：文档审核者一获取RAS文件，并导入到自身系统中。

步骤4：文档审核者一对文档的模块一进行审核。如审核不通过，则重 复步骤1、2、3、4；如审核通过，则审核者一锁定文档模块一使其不能够再 编辑，且导出RAS文件。

步骤5：文档审核者二获取RAS文件，并导入到自身系统中。

步骤6：文档审核者二对文档的模块二进行审核。如审核不通过，则重 复步骤1、2、5、6；如审核通过，则审核者二锁定文档模块二使其不能够再 编辑，且导出RAS文件。

步骤7：文档验收者获取RAS文件，并导入到自身系统中。

步骤8：文档验收者对文档进行整体校验、如果校验不通过，则重复步 骤1、2、7、8；如果校验通过，则将各个文档模块合成一个完整的文档，验 收完成。

上述仅为本发明的较佳实施例，当然，根据实际需要和进一步的探索还 可以有其它实施方式。但是，应该明确的是，基于类似上述的或者其它没有 表述出的具有相同构思的实施方式的变换，均应涵盖在本发明权利要求的保 护范围之中。