遵循国家GSP管理规范的首营资料质量管理流转方法

摘要

本发明公开了一种遵循国家GSP管理规范的首营资料质量管理流转方法，包括系统运营方将以往业务过程中存档的首营资料以扫描或照相方式电子化，成为系统第一批首营资料；供应链各环节企业可以在系统上注册，注册时需选择其在供应链中的身份；供应链各环节企业注册账号后，负责上传及更新己方资料；系统会自动识别资料图片中关键信息并记录效期，在有效期到期前按照账号注册时提供的联系方式进行提醒；各经营企业之间会互有供销关系，按照GSP流通管理规定，当商品从A企业流转到B企业时，该商品首营资料中应增加盖有印鉴的A企业首营资料；经营企业和终端零售企业可单独或批量在系统中的资料列表勾选并提交申请，审核后获得下载权限，形成单独PDF文档。

说明书

技术领域

本发明属于信息数据采集处理交换技术领域，尤其涉及一种遵循国家GSP管理规范的首营资料质量管理流转方法。

背景技术

首营资料指根据国家GSP管理规范要求向销售方提供的医药商品的资料，一般包括企业资质资料和产品资料。

目前，首营企业和首营品种质量审核的规定如下：

1、首营企业和首营品种应严格执行质量审核制度，企业在签订首次经营品种进货合同后，应填写《首营企业和首营品种审批表》，并随附规定的资料；首营企业还应填写《合格供货方档案表》，由质量负责人审批后方可进货。

2、质量检查验收人员应以办完手续后的审批表作为可以验收或检验入库的凭证。

3、对首营企业和首营品种进行质量审核时，应按GSP的规定向供货方索要有关资料。

4、药品验收人员在验收首次经营品种时，应索取同品种、同规格、同批号的检验合格报告书，并按要求进行验收。

5、对首营企业的质保体系和产品情况要进行调查了解；必要时，由质量负责人部门到供货方处进行实地考察和验证，以确保药品质量。

6、做到首营企业、首营品种记录，并建立档案。

在实际经营过程中，不同的商品种类对首营资料有不同的要求，国产药品和进口商品的资质要求也有差异。传统的纸质档案管理及流转办法存在诸多弊端：

1、纸质档案保管困难，成本高，需要专门的场地和适宜条件；

2、纸质档案寄送周期长，无法及时获取；

3、电子文档存储到本地同样存在良莠不齐、检索困难的问题；

4、商品的首营资料经常以图片文件存储，一个商品所需资料图片多达二十张左右，以压缩文件存储也有几十兆到上百兆容量；

5、采购企业经常一次申请几百上千个商品的首营资料，所需传输的电子压缩文件动辄以G计算，反复发送，占用办公上网带宽；

6、资料集中管理更新不及时，容易超过有效期；

7、终端零售单位体量小，设备简陋，人手不足，面对大量首营资料管理困难。

发明内容

为解决上述存在的技术问题，本发明提供一种遵循国家GSP管理规范的首营资料质量管理流转方法，其主要目的在于以各单位在整个商品供应链所处地位和角色承担自身首营资料的产生、上传与更新，保证资质的合规、准确与及时，同时大幅减少反复上传和下载，极大提升流转速度，节约运营成本。

本发明采用如下方案：

一种遵循国家GSP管理规范的首营资料质量管理流转方法，其特征在于，纸质档案和电子档案并存，用户需要将纸质档案邮寄给系统运营方；所述流转方法包括以下步骤：

S1，数据初始化：系统运营方将以往业务过程中存档的首营资料以扫描或照相的方式电子化，上传时系统自动识别图片所包含关键信息自动归类并记录效期，并经过质量管理员人工审核，成为系统第一批首营资料；

S2,用户注册审核：供应链各环节企业可以在系统上注册，注册时需选择其在供应链中的身份，注册账号后需根据GSP要求上传企业资质和账号使用者个人资质，经后台质量管理员审核通过后，激活账号进行使用；

S3,资料上传及更新：供应链各环节企业注册账号后，负责上传及更新己方资料；系统会自动识别资料图片中关键信息并记录效期，在有效期到期前按照账号注册时提供的联系方式进行提醒；

S4,资料流转：正常业务过程中，各经营企业之间会互有供销关系，按照GSP流通管理规定，当商品从A企业流转到B企业时，该商品首营资料中应增加盖有印鉴的A企业首营资料；

S5,资料申请：经营企业和终端零售企业需要首营资料时，可单独或批量在系统中的资料列表勾选并提交申请，经系统后台质量管理员审核后获得下载权限；

S6,资料下载：所下载的首营资料，经系统集合整理后形成单独PDF文档并不可编辑。

进一步的，所述身份包括生厂商、经营企业、零售商、医疗机构信息。

本发明支持纸质资料和电子资料并存管理。系统运营方在进行初始资料录入时，将大量纸质文档以扫描或照相方式存储为图片形式，跟随引导上传到云端，上传过程中系统自动识别图片关键信息及有效期，自动归类存档并规范化命名；然后根据产业链角色划分用户账号身份，分解首营资料来源并最后合并成统一不可编辑PDF文档的管理办法。系统用户贯穿供应链上下游，包括生产商、经营企业(多次多个)、连锁经营企业、终端零售单位、医疗机构等等。每一类用户可在系统中选择适合资深的角色身份，并负责根据GSP管理规范维护自身应该提供的首营资料；系统根据不同品类和地区要求自动合并为统一PDF文件。系统合并后的统一PDF文档经符合GSP管理规范要求的质量管理人员人工审核后加盖电子印鉴存档，供首营资料需求方查询并申请下载。将压缩文件包存储云端，给授权用户提供下载链接及解密密码的大文件、多文件流转办法，经审核通过后的下载申请，系统将下载链接及解密方法推送给申请方，并在申请方账号下保留申请记录以方便随时下载。

与现有技术相比，本发明的有益效果体现在：

本发明的每一个环节负责自己的首营资料上传和更新，从而保证资料的准确和及时；纸质资料由系统运营方统一存档，并经人工审核各环节印鉴，资料集中管理更新及时；需要首营资料的一方，先在系统中的资料列表中选取所需要的商品资料提交审核，由系统质量管理员审核申请方的GSP资质和所申请商品首营资料的时效后，批准申请，申请方获得下载链接和二维码，可在PC端或移动端及时获取和下载所需首营资料。

附图说明

图1为本发明实例提供的首营资料质量管理流转流程示意图。

具体实施方式

以下结合附图对本发明实施例的具体实施方式进行详细说明。应当理解的是，此处所描述的具体实施方式仅用于说明和解释本发明实施例，并不用于限制本发明实施例。

需要说明的是，在不冲突的情况下，本发明中的实施例及实施例中的特征可以相互组合。

下面将参考附图并结合示例性实施例来详细说明本发明。

参考图1，本发明的一种遵循国家GSP管理规范的首营资料质量管理流转方法，方法具体包括如下步骤：

S1,用户在注册后，需首先选择角色身份，根据不同角色身份的要求，上传对应所需的认证资料。

S2,认证资料经质量管理员审核通过后，可正常登录进入系统；若未通过，需要重新上传资料等待再次审核。

S3,用户登录系统后，不同角色身份根据GSP管理规范，需要上传完善不同的首营资质信息：

a、如果用户为生产企业，首先需要完善企业生产经营资质，然后需要根据本企业所生产销售的所有不同商品，分别上传商品首营资料，首营资料缺漏、过期的商品无法在本体系内流通。

b、如果用户为经营企业，需要上传做为经营企业所要求的经营资质和业务人员相关资质，做为商品首营资质不可缺少的一部分，与生产企业资质、商品资质，共同组成完整的商品首营资质。

S4,商品经过多个经营企业流通，就需要有多个经营企业的经营资质。

S5,经营企业一方面需要从生产企业获得首营资质，一方面需要上传自身经营资质，共同组成商品首营资料以传递到下游。

S6,连锁经营企业、终端零售企业、医疗机构需要获取供应链上游提供的商品首营资料，但在注册用户身份时，首先需要提供自身的经营资质并通过审核。

S7,需要获得首营资料的用户，在系统中可根据商品分类、品名、生产企业名称、经营企业命称等多个维度批量选择商品并提出申请。

S8,质量管理员一方面审核用户注册所提供资料，另一方面审核首营资料的下载申请，收到下载申请时，需要审核资料的完整度和申请人的资质信息。

S9,首营资料下载申请审核通过后，申请人将收到系统推送信息，信息中包含下载地址(URL和二维码)和解压密码，申请人可下载完整的商品首营资料PDF文档。

本发明的实施例纸质档案和电子档案并存，用户需要将纸质档案邮寄给系统运营方，同时登录首营系统，以扫描或照相形式形成电子文档上传资料，上传时系统自动识别图片所包含关键信息自动归类并记录效期。

本发明的实施例商品在不同经销商之间流转，每经过一个经销商，自动根据GSP规定在商品的首营资料中加入该经销商的资质文件。

本发明的实施例由于系统运营方也是供应链中的一环，每一份传递到终端零售商手上的电子首营资料都会加上系统运营方的加密电子印鉴。

具体的，系统运营方在进行初始资料录入时，将大量纸质文档以扫描或照相方式存储为图片形式，跟随引导上传到云端，上传过程中系统自动识别图片关键信息及有效期，自动归类存档并规范化命名；然后根据产业链角色划分用户账号身份，分解首营资料来源并最后合并成统一不可编辑PDF文档的管理办法。系统用户贯穿供应链上下游，包括生产商、经营企业(多次多个)、连锁经营企业、终端零售单位、医疗机构等等。每一类用户可在系统中选择适合资深的角色身份，并负责根据GSP管理规范维护自身应该提供的首营资料；系统根据不同品类和地区要求自动合并为统一PDF文件。系统合并后的统一PDF文档经符合GSP管理规范要求的质量管理人员人工审核后加盖电子印鉴存档，供首营资料需求方查询并申请下载。将压缩文件包存储云端，给授权用户提供下载链接及解密密码的大文件、多文件流转办法，经审核通过后的下载申请，系统将下载链接及解密方法推送给申请方，并在申请方账号下保留申请记录以方便随时下载。

尽管上面已经示出和描述了本发明的实施例，可以理解的是，上述实施例是示例性的，不能理解为对本发明的限制，本领域的普通技术人员在本发明的范围内可以对上述实施例进行变化、修改、替换和变型。