PEMANFAATAN SISTEM INFORMASI KEARSIPAN STATIS UNTUK MENUNJANG PELAYANAN DI ARSIP UNIVERSITAS GADJAH MADA.

摘要

PEMANFAATAN SISTEM INFORMASI KEARSIPAN STATIS UNTUK MENUNJANG PELAYANAN DI ARSIP UNIVERSITAS GADJAH MADA udOleh Herman Setyawan NIM 10402247003 udABSTRAK udLembaga kearsipan perguruan tinggi bertugas untuk mengelola arsip statis, yaitu arsip yang mempunyai nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan. Pada umumnya arsip statis telah berumur puluhan tahun, sehingga rentan terhadap kerusakan fisik. Apabila terjadi sentuhan terus menerus terhadap fisik arsip dalam kegiatan pelayanan, maka dikhawatirkan akan terjadi kerusakan fisik arsip. Oleh karena itu diperlukan pemanfaatan suatu sistem informasi kearsipan yang dapat menampilkan arsip dalam format digital. Penelitian ini bertujuan untuk: 1) mengetahui pengelolaan arsip statis; 2) mengetahui pola klasifikasi arsip statis; dan 3) mengetahui cara kerja dan efektivitas sistem informasi kearsipan dalam penemuan kembali arsip di Arsip Universitas Gadjah Mada. Desain yang digunakan dalam penelitian ini adalah pendekatan deskriptif, yaitu penelitian yang bertujuan untuk mengumpulkan suatu gejala yang ada menurut apa adanya saat penelitian dilakukan serta tidak untuk menguji hipotesis. Penelitian dilakukan di Arsip Universitas Gadjah Mada pada tanggal 2 sampai dengan 31 Januari 2013. Subyek penelitian adalah Kepala Bidang Database sebagai subyek utama, serta staf lembaga tersebut dan beberapa pengguna arsip di Arsip Universitas Gadjah Mada sebagai subyek pendukung. Teknik pengumpulan data yang digunakan dalam penelitian ini adalah observasi, wawancara, dan dokumentasi. Berdasarkan hasil penelitian dapat disimpulkan bahwa Arsip Universitas Gadjah Mada menggunakan pembedaan masalah dalam pengelolaan arsip statis. Oleh karena itu Arsip Universitas Gadjah Mada menyusun pola klasifikasi masalah.Tahap akhir pengelolaan arsip statis adalah memasukkan data koleksi arsip ke dalam sistem informasi kearsipan statis. Sistem informasi ini memuat basis data arsip secara menyeluruh, sehingga penemuan kembali arsip dari lokasi simpan dapat dilakukan dalam hitungan detik. Hal ini sangat efektif jika dibandingkan dengan penemuan kembali arsip secara manual. udKata kunci: pemanfaatan, sistem informasi, kearsipan.