电子档案的管理途径

摘要

＜正＞ 电子文件是以计算机软盘、磁带、光盘等为载体的文件材料,它与使用纸质文件的传统方式大不相同。原有的纸质文件立卷程序是由文书处理部门清理已处理完毕的文件材料,将其中具有查考利用价值的文件收集并保存下来,组成一份份案卷。而在计算机办公的情况下,文书处理部门立卷就可以在屏幕上阅读文件,对电子文件中不具保存利用价值的删除,对有保存价值的文件确定出不同的保管期限。在电子文件转化为档案的过程中,无需有人去分类、组卷,因为计算机可以随时迅速地对电子档案中的单份文件从任何角度进行分类、组合、检索,也可以尽情地体现其来源、内容及其相互联系。电子档案直接由单份文件组成,以"件"为基本单位,没有"案卷"这一基本单位,也就不用组卷。在归档这一环节,文书处理部门只需向档案室移交软盘、磁带或光盘。