方志编修中材料归档刍议

摘要

近几年来,全国大部分地区都组织进行了地方史志的编修工作。广大史志工作者为编修史志而调查、收集、整理、考证、编写的材料,其数量之多堪称汗牛充栋。对于这些丰富而珍贵的材料、及时地予以收集整理、立卷归档,在适当的时候移交到同级档案馆妥善保存,以待日后查考和利用,非常必要。这里,仅就编修方志材料的归档范围,方法和要求及归档后的管理等问题作初步探讨。确定编修方志材料的归档范围,是一个需要审慎考虑的问题。宽了,累赘重叠,不便保管,查找费时;窄了,孤章而立,切断联系,有同若无。我认为比较适宜的范围,应包括:(1)、各分志的原始材料。包括查档、采访、函调、考订等活动所形成的记录、摘要、信件诸种文字材料;录音磁带、照片等声象材料。将其归档的意义在于反映方志篇、章、节、段甚至句的“源”和“本”,为日后查考利用提供依据和凭证。(2)、各分志的送审稿、修改稿和定稿(下称“混合稿”)。收存这些材料,能够体现各分志撰修成形的变化过程及作者和审订者取舍材料,组章成文的臆旨,便于日后查考。(3)、各分志油印、铅印或复印的版本。它承上启下,既是分志的编写定本,又是方志总纂的基础。把它作为归档对象、既是补充了方志成形的中转环节,又可直接作为日后全面系统地了解某一部门或单位的职能、性质、任务及机构演变历史等的参考材料。至于各分志的草稿、按系统纂写的大分志之类。