地质档案管理中电子文档应与纸质文档共存

摘要

随着科学技术的发展,电子文档在地质档案中所占的比例越来越大,我院电子档案从2000年起步,经过十余年的发展,已从当初的几张光盘发展到如今库存光盘、磁带、移动硬盘等各种介质的电子文档8万余件.电子文档的借阅量也从当初的年借阅量几人次到今天的几百人次.可见纸质文档大有被电子文档替代的趋势.但笔者认为电子文档与纸质文档各占优势,它们会相互依存,在地质档案管理中发挥各自的优势.rn 在未来很长一段时间内地质资料管理中必将采取电子文档与纸质文档相互并存的原则。纸质文档与电子文档在形成、存贮、读取、传播、交流、载体寿命等方面，各有特点和优势。电子文档是计算机技术的产物，现代一些纸质文档也多有依靠计算机而完成的。计算机技术发展速度快、变化大，纸质文档与电子文档配套管理必须与信息技术同步发展，不断变革相应的制度，提出与之相适应的方式与对策，达到持续改进的目的，使地质档案资料管理更加规范化、标准化。rn 在归档及借阅制度内容方面，要对电子文档和纸质文档全面考虑，不能局限于原来规定的内容，而应增加二者形成前的一些处理要求；还要建立签署、权限认证、密码管理等方面的相关规定。对档案科学化、现代化管理具有至关作用的软件，必须选取先进实用的，一旦确定就应在一个行政区域内统一，以减少软件不统一对日后文件的存贮、读取、交流与传输等带来的诸多弊端。同时，要考虑局部的特殊性及使用的可操作性，不能只追求统一，不考虑效果与速度。对软件适时升级换代要有相对稳定的时间段，不要频繁地升级更新。在系统升级的过程中，注意新旧软件的可兼容性及数据的完整性，避免数据的丢失。rn 此外，还应大力培养既懂电子支档又懂纸质文档管理的复合型人才，对现有人员进行在岗培训提高，不断提高档案人员的综合素质，在地质档案的纸质文档与电子文档配套管理与开发中做出贡献。