浅谈档案文件的电子化及管理

摘要

纸质载体档案工作需要花费大量的时间和人力,且工作效率较低、易错率高,极大地限制了档案工作的效率.如何实现纸质载体档案的电子化及电子化管理,使之更加准确、完整、高效、安全,并充分发挥档案在实际工作中的作用,是当前档案工作人员需要研究的问题.在企业或事业单位中,提高档案工作效率的有效解决办法之一就是实现档案文件的电子化和电子化管理.档案文件的电子化不同于档案电子化管理,档案的电子化管理是指档案人员利用计算机硬件、档案管理软件系统和网络管理手段,对现有的档案文件进行计算机现代化管理的过程,包括档案的著录、搜寻、借阅、整理等,将大幅提升档案文件管理的效率.而档案文件的电子化分为2 个层次:一是现有的纸质文件电子化,指将已有的纸质文件逐页进行扫描,进而上传至档案管理系统,工艺员可以在档案管理系统中通过一定的流程直接查看文件,节省了到档案部门查询的时间,同时也有助于档案文件的保存.二是目前还未实施的文件,由相关部门明确电子图纸、质量档案、工艺规程等的格式要求、签署要求、归档格式、数据包要求.设计人员按照以上要求产生相应的电子文件,通过档案人员上传至档案管理系统中,实现档案文件的电子化和电子化管理,不仅方便员工随时查看信息,还可以有效节省查询时间与人力,避免机构臃肿.